Met dit bericht willen we een belangrijke wettelijke verplichting onder de aandacht brengen: de meldregeling in lijn met de Wet bescherming klokkenluiders. In onze nieuwste Due Diligence checklist vragen we specifiek naar de aanwezigheid van een dergelijke regeling binnen uw organisatie. Dit is cruciaal, omdat we alleen kunnen samenwerken met partijen die aan de wetgeving voldoen.
Wat houdt deze wetgeving in?
Als geregistreerde verzekeringstussenpersoon* bent u wettelijk verplicht om een meldprocedure te hebben. Deze procedure moet duidelijk vastleggen hoe werknemers (vermoedens van) schendingen van Europese wetgeving of het maatschappelijk belang (ofwel misstanden) kunnen melden en hoe deze meldingen worden afgehandeld.
*) Het vereiste om een meldregeling te hebben geldt naar onze interpretatie niet indien artikel 7 Vrijstellingsregeling Wft op (al) uw verzekeringsdistributie-activiteiten van toepassing is én u minder dan 50 medewerkers in dienst heeft. Win juridisch advies in om het zeker te weten.
Dit ziet op misstanden en niet op incidenten zoals bedoeld in art. 29 Bgfo waarvoor financiële dienstverleners een incidentenregeling moeten hebben. Er kan wel overlap zijn in de meldregelingen.
Essentiële onderdelen in het kort
- Duidelijke procedures: Zorg voor heldere richtlijnen voor het melden van misstanden, inclusief bescherming van de melder en eerlijke behandeling van meldingen. Instemming van personeel moet gevraagd worden.
- Bescherming van de melder: Het is cruciaal dat de regeling de melder beschermt tegen represailles.
- Toegankelijkheid: De meldregeling moet eenvoudig en toegankelijk zijn voor alle medewerkers.
Collectieve meldfaciliteiten
Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is het mogelijk om een collectieve meldfaciliteit te gebruiken. Brancheorganisaties zoals Adfiz bieden dit aan, evenals commerciële partijen. Ook bieden zij vaak (template) meldregelingen aan. Gebruikt u een (template) regeling van zo’n partij? Zorg er dan voor dat deze wordt aangepast aan uw specifieke situatie en goed wordt gecommuniceerd naar alle medewerkers.
Overheidsinformatie
Er is veel meer, gedetailleerde informatie over de eisen dan wij in deze nieuwsbrief kwijt kunnen. Bekijk daarom zeker ook de (officiële) bronnen beschikbaar op internet. De overheid biedt een speciale website met een checklist om te controleren of uw organisatie aan de eisen voldoet.
Meer dan alleen voldoen aan de wet
Een meldregeling is niet alleen een wettelijke verplichting, maar versterkt ook het vertrouwen van werknemers en klanten. Het helpt bij het vroegtijdig opsporen van problemen en kan toekomstige juridische complicaties voorkomen.
Geen reactie nodig
We vertrouwen erop dat u aan de wet voldoet en verwachten op dit moment geen bevestiging of terugkoppeling. Voor vragen over de meldregeling kunt u de genoemde bronnen raadplegen of contact opnemen met uw brancheorganisatie of een gespecialiseerde professional.
We rekenen op uw medewerking en een proactieve aanpak!